L’infrastruttura ICT sostiene la vostra organizzazione, come lo scheletro metallico sorregge i ponti – [Foto di Fabio Catarozzi]
L’organizzazione passa attraverso la condivisione dei dati
Oggi parlerò dell’importanza di condividere i dati tra gli utenti e soprattutto di come strutturare i gruppi di lavoro.
Avete capito bene, il settore ICT in azienda vi permette di dettare le basi per la suddivisione di lavori come accennato nella [Unit 1].
Il primo passo da fare è suddividere i gruppi di utenti in base alle mansioni, si parte da macroaree… facciamo un esempio abbastanza standard: amministrazione, marketing, vendite, customer care, logistica e produzione
Una volta stabilite le aree sul server si creano le cartelle di condivisione alle quali dovremo abbinare le politiche di accesso degli utenti in base al vostro organigramma!
Come non avete un organigramma?
Allora dovete per forza fermarvi un momento e ragionare su cosa sta accadendo in azienda e chi si sta occupando di cosa, perché molto probabilmente avrete delle aree di sovrapposizione, sulle competenze e questo non è bene [Approfondimento]!
A questo punto abbiniamo i singoli utenti alle cartelle di condivisione sul dominio, il risultato sarà una suddivisione logica dei compiti nelle macro aree, quindi Mario Rossi che si occupa della logistica potrà accedere solo alle cartelle di quella macro area e non a quelle di amministrazione, tanto per intenderci!
Bene… le basi della vostra organizzazione sono gettate, avete un organigramma sapete esattamente di cosa si occupano tutte le vostre risorse umane e tutti sanno dove andare a salvare i dati e recuperarli anzi non solo lo sanno ma sono obbligati a salvarli in quelle cartelle.
Lo step successivo sono le procedure, bisogna andare di reparto in reparto per realizzare dei flussi che risultino più chiari possibili, molto probabilmente questo aspetto dell’organizzazione quotidiana è già definito, ma il più delle volte lo è a voce, una sorta di “Tradizione orale aziendale”, ora anche se per i versi di Omero questo sistema ha funzionato per diverse generazioni, in azienda comporta due criticità, la prima è che negli anni ciò che viene tramandato a voce si diluisce e perde alcuni “spigoli” che possono alla lunga fare la differenza, la seconda è che se manca il professionista di turno a declamare le regole della corretta operatività (anche solo perché in vacanza) non si potranno inserire nuove risorse o spostarne da un reparto ad un altro con importanti perdite di preziosissimo tempo.
Anche popoli di altre ere lo hanno capito cerchiamo di imparare dalla storia…
Quindi per affidare i compiti specifici ad ogni risorsa che dovrà farsene carico e prendersi le responsabilità sul lavoro quotidiano sarà meglio mettere nero su bianco le procedure operative, in questo caso possiamo sfruttare le potenzialità del nostro settore ICT ed installare sul nostro server un software per la condivisione dei contenuti.
Ok non vi spaventate la parola “software” non è sempre seguita da… “spendere soldi”.
Una piattaforma molto diffusa e funzionale può essere quella di Wikipedia, proprio così si può utilizzare la stessa piattaforma dell’enciclopedia libera più famosa del web che tra l’altro è Open Source e quindi rilasciata senza costi di licenza!
Questo è il link alla pagina ufficiale di [Mediawiki]
Per chi si sta chiedendo quanto tempo ci va a fare un lavoro del genere vi rispondo subito… scrivere una procedura è un investimento sulla vostra continuità aziendale che vi può premettere di risparmiare tanto denaro quanto pesa la persona che deve svolgere un compito, quindi metteteci tutto il tempo necessario ed iniziamo tutti a ragionare come si fa in un azienda e non in una bottega!
Come sempre siete liberi di lasciare nel form dei commenti al fondo giudizi o richieste di informazioni…
Vi saluto nell’attesa della [UNIT 3] dove approfondiremo altri aspetti altrettanto importanti… Stay Tuned!
Scritto da Daniele Catarozzi
