La Gestione del Tempo: Il progetto del Secolo… il mio Tesssoro!

Il “Progetto del Secolo” è il mio Tessssoro – mi farà guadagnare oltre ogni immaginazione!

Vi siete mai chiesti dove finisce il vostro tempo? Quanto vi costa un progetto o semplicemente del tempo libero?

Tutti noi viviamo a ritmi incredibili l’evoluzione ci ha portato a gestire energie migliaia di volte superiori a quelle di solo 80 anni fa, pensate ai trasporti, oggi spostarsi di 1000 Km è un gioco da ragazzi in un’ora siamo a destinazione, (salvo piccoli imprevisti e/o scioperi) il fastidio più grosso è andare in aeroporto per fare il ceck-in mentre siamo nei pressi del gate possiamo continuare a lavorare e inviare documenti in tutto il mondo, leggere ed inviare notizie attraverso il nostro telefono, essere interconnessi ci porta a ritagliare scampoli di tempo pur di poter fare di più!.

Una volta ci volevano giorni di navigazione o ancora più tempo con mezzi di trasporto terrestri, prevalentemente bici, carrozze trainate da cavalli, rari autoveicoli.
Le strade in condizioni precarie che allungavano i tempi di percorrenza a dismisura, non parliamo poi dell’invio di comunicazioni in località remote!

L’evolvere delle tecnologie ci permette di risparmiare tempo [Foto di Cinzia Rui]

Molti di voi si staranno chiedendo cosa significhi questa premessa!
Infondo se mi muovo più velocemente ho più tempo da dedicare ad altro!
Questo è vero in parte, perché l’accelerazione delle nostre vite ha delle conseguenze.

Quando parliamo di giornate lavorative la conseguenza è che per rimanere competitivi dobbiamo produrre di più ed in meno tempo, non solo in relazione al nostro di operato ma anche rispetto a quello della concorrenza!

Per questo sarà fondamentale essere veloci, ma non basta.
Sapere come stiamo investendo il nostro tempo e su quali progetti per poter essere sempre più produttivi è diventato fondamentale!
Il detto il tempo è denaro non è casuale… più si evolvono tecnologie e mercati e più questo concetto diventa cruciale!

Come sempre cercherò di darvi degli input concreti partendo da delle basi semplici, per iniziare un percorso, si dovrà pur fare un primo passo!

La Gestione del Tempo

Direi di iniziare dal come scegliere su cosa investire il nostro tempo!
Mi capita spesso di sentire sia venditori che imprenditori dire: “Sto lavorando ad un progetto che quando entra faccio il botto!

Se li rincontri dopo qualche tempo e chiedi come vanno le cose ti dicono che hanno questo progetto che stenta un poco ma che è una idea geniale che gli farà fare il botto… a me ricordano Gollum del Signore degli Anelli e del suo Tessssoro l’anello magico potentissimo che gli cambierà la vita!

Non fate come Gollum che insegue tutta la vita un Tesssoro che lo porterà alla rovina!

Ora Gollum nella storia non fa una bella fine evitate anche voi di concentrarvi su un unico aleatorio progetto che consuma tantissime energie e tutto il vostro tempo!

Stabilite una rotta che vi guidi a raggiungere alcuni porti intermedi in modo da avere sempre risorse fresche a disposizione!

Quando dico queste cose vengo poi tacciato come quello che è troppo conservativo e non vuole rischiare.

Forse è vero, però penso ci sia differenza tra gli imprenditori che valutano in base a dei dati un progetto e decidono di prendere un rischio per portare avanti un business e coloro che solo perché credono che il “parasterminatore di polveri indossabile a caldo” sia una idea geniale ci si buttano a capofitto senza analizzare se esiste veramente un mercato per quel prodotto e soprattutto quali sono le risorse da investire per fare sapere al mondo che è disponibile tale strabiliante oggetto!

“Di progetti della vita” più o meno tutti ne hanno uno, la differenza è che ci sono alcuni che pianificano passo dopo passo come portarlo a compimento e utilizzano il tempo a propria disposizione per realizzare le risorse necessarie a farlo e chi si focalizza sull’obiettivo di lungo termine e puntualmente naufraga con queste parole sulla bocca… “mi mancava poco se riuscivo a portare a termine quel progetto mi ero sistemato per la vita”!

Scusate la franchezza ma certe persone hanno la stessa probabilità di chiudere quel progetto che fare 6 al Superenalotto è possibile ma molto improbabile che accada!

Quindi analizzate il mercato, i costi necessari ad essere operativi e produttivi e se da quello che vedete c’è almeno il 70% di possibilità di chiudere io direi di investire il vostro tempo nel Tesssssoro, preparando un [Business Plan] ed un Business Model… altrimenti cassettate il “blueprint” e andate avanti fino al verificarsi delle condizioni adeguate.

Tornando ad argomenti più quotidiani la Gestione del Tempo può avere aspetti più complessi da affrontare una volta che ho fatto la mia bella scaletta delle attività che devo svolgere nel mese, poi nella settimana e in fine nel giorno tenendo conto che dovrò per forza di cose prendere in considerazione anche del tempo per gli imprevisti dovrò imparare a gestire anche il tempo dei collaboratori al fine di pianificare al meglio il lavoro e magari presentare al cliente con congizione di causa delle tempistiche di evasione degli ordini piuttosto che di chiusura di progetto!

In questo caso può venire in vostro aiuto un software che permetta di realizzare un [Diagramma di Gantt]

Vi inserisco un esempio di diagramma di Gantt per la Gestione del Tempo:

[Immagine sotto licenza Creative Commons – Autore: Ruben Castelnuovo]

Soluzioni Software che potete utilizzare:

Un software Open Source utilizzabile gratuitamente è [GanttProject] utile sia nella fase di analisi che in quella operativa.
Ho preso l’abitudine di allegare alle offerte per progetti complessi un Diagramma di Gantt in modo da dare al cliente idea dei tempi di messa in opera di lavori, devo ammettere che è sempre stato molto apprezzato!

Per chiudere vi lascerei anche uno spunto sull’analisi del tempo lavorativo e la gestione dei progetti di lunga durata.
Nel settore informatico mi è capitato di vedere applicato lo [Scrum].

“Scrum è un framework di processo utilizzato dai primi anni 1990 per gestire lo sviluppo di prodotti complessi. Scrum non è un processo o una tecnica per costruire prodotti ma piuttosto è un framework all’interno del quale è possibile utilizzare vari processi e tecniche. Scrum rende chiara l’efficacia relativa del tuo product management e delle pratiche di sviluppo usate in modo da poterle migliorare.”
(Jeff Sutherland, The Scrum Guide)

Questo framework si può utilizzare anche per altre tipologie di progetto non solo per gli sviluppi di software, certo va adattato alle esigenze ma in parole povere è un mezzo tramite il quale ogni individuo imputa delle ore del giorno alle attività che ha svolto, in fase di messa in opera del framework si stabiliscono le “commesse” e le attività ipotetiche che si possono imputare su tali commesse (si prevedono anche potenziali imprevisti come ad esempio “macchina del caffè rotta”, frattura della gamba durante la partita di calcetto settimanale, ecc… in modo che poi tutti autonomamente carichino le ore sulle attività che hanno svolto o per le quali hanno avuto dei contrattempi.

Questo non è un modo per controllare i collaboratori (visto che sono loro in autonomia che imputano le ore dedicate ad una attività piuttosto che un altra), ma semplicemente per raccogliere dati oggettivi sulle attività svolte, per poi valutare come migliorare le prestazioni e ottimizzare la Gestione del Tempo!
Un plugin Open Source che ho già utilizzato in passato per personalizzare lo Scrum è Redmine, ma ce ne sono anche altri come ad esempio Agilefant!

Ora avete qualche idea in più e qualche aiuto informatico che vi permetta di evitare di fare la fine di Gollum ossessionati dal vostro Tesssoro… anche se alla fine anche lui raggiunge il suo obiettivo, tenere per se il suo Tesssoro fino alla fine dei suoi giorni!

http://www.youtube.com/watch?v=zUTt9MYMcps

Come sempre sono a vostra disposizione per approfondimenti mi potete contattare tramite il form dei commenti sottostante!

[Scritto da Daniele Catarozzi]